Tout auto entrepreneur, tout créateur d’entreprise vous le dira : la gestion du poste client représente un réel enjeu pour les grandes entreprises tout comme pour les petites et moyennes entreprises. C’est aussi important que la gestion des stocks ou la productivité. En effet, une bonne gestion du poste client permet un développement de l’activité commerciale de manière sereine. Sachez alors qu’il existe des solutions de gestion du poste client permettant d’optimiser cet aspect. Découvrez ici 5 conseils pour améliorer la gestion de votre poste client.
Choisissez avec précaution vos relations commerciales
Pour les petites entreprises, un impayé peut réellement les mettre en difficulté. Or, chaque client ne paie pas toujours à temps. Certaines entreprises, ont même la mauvaise surprise, après le processus de vente, de faire face à un impayé. Une telle situation peut mettre à mal la trésorerie de toute entreprise. C’est pourquoi vous devez faire attention à vos prospects. Regardez au préalable s’ils n’ont pas de problème financier.
Engagez vos clients
Ensuite, vous devez engager vos clients dès l’édition des bons de commande. En l’occurrence, l’engagement client peut passer par le paiement d’un acompte. Mettez donc cela au point avec votre force de vente. En parallèle, protégez votre entreprise en demandant à vos clients de s’engager par écrit en signant le bon de commande ou le devis accepté. Enfin, soignez vos conditions générales de ventes pour que vos clients n’aient aucun recours.
Automatiser la relance
En cas de retard de paiement, l’automatisation des relances permet un gain de temps. Pilotez par exemple cela à l’aide d’un logiciel de recouvrement. Tout comme un logiciel de comptabilité, un logiciel de facturation, un logiciel crm ou un logiciel de gestion commercial, un tel progiciel représente un retour sur investissement rapide. Avec un tel progiciel, vous pouvez programmer une première relance par e-mailing en cas de retard. Au lieu des emails, vous pouvez évidemment prévoir une campagne SMS ou d’autres types de relance. Si la situation ne se débloque pas, vous pouvez prévenir automatiquement votre équipe commerciale de la nécessité d’une relance par téléphone. Si vous préférez, vous pouvez aussi confier cette tâche à un centre d’appel. Des tableaux de bord avec des indicateurs clés, conçus à partir de la base de données clients, vous permettront alors d’avoir une vision globale et donc de piloter efficacement le recouvrement des encours clients. Simple d’utilisation avec un paramétrage rapide, intuitive, et permettant un travail collaboratif, une telle solution informatique permet une gestion du poste client améliorée. Pour votre tpe pme ou pmi, vous pouvez donc trouver un logiciel en ligne ou une solution en mode Saas avec bien souvent une démo ou un essai gratuit et une assistance téléphonique au départ.
Débloquez les éventuels litiges
Parfois, un retard de paiement ou une absence de paiement est causé par un litige. Bien entendu, la relation clientèle n’est pas toujours évidente. Lors du cycle de vente, un client peut ainsi trouver une source d’insatisfaction. Dans ce contexte, la réactivité est de mise. Vous devez découvrir ce qui cause le mécontentement du client et le régler au plus vite. De cette manière, vous pourrez récupérer bien vite la créance. De plus, cela contribue à la fidélisation de vos clients.
Proposez un échéancier à vos clients en difficulté financière
Un retard de paiement peut également être provoqué par des difficultés financières, affectant votre client. Une telle situation est des plus délicates. En effet, il s’agit de trouver une solution satisfaisante pour toutes les parties, tout en épargnant le relation client. Si vous vous retrouvez dans ces circonstances, vous pouvez proposer un échéancier avec votre client. Bien entendu, vous devez valider avec votre client de sa capacité à assumer l’échéancier proposé. Un tableau de bord vous permettra alors une traçabilité des remboursements.
Protégez-vous des impayés
Enfin, il existe des solutions pour vous protéger des impayés. Par exemple, vous pouvez souscrire une assurance d’assurance-crédit. Si vous faites cela, un assureur évalue les risques par rapport à l’état financier de l’entreprise cliente et vous couvre jusqu’à un certain montant d’impayé.
Pour vous protéger, une autre option est de faire de l’affacturage. Dans ce cas, un factor s’assure du paiement des créances clients en les payant à l’avance en totalité ou en partie.
Avec ces divers conseils, vous devriez ainsi pouvoir améliorer la gestion du poste clients.
Pour aller plus loin, il peut être nécessaire d’acquérir également un logiciel de gestion commercial ou un logiciel de gestion client (logiciel crm). La gestion des ventes, des devis et factures permet le suivi des encaissements et d’opérer un suivi commercial tout au long du processus client.
